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根据《中华人民共和国档案法》，结合我校的实际情况，为加强学生档案管理，特制定本办法(下称《管理办法》)。 第一条：本《管理办法》中所涉及的学生档案指国家计划招生的、已注册在校的学生和毕业后未提取的学生档案。 第二条：在校学生档案，按学生隶属关系由相关学院或部门指定专人统一管理(下称学生档案管理员)。 第三条：新生入学第二个月，招生就业指导处指导各学院对新生进行入学资格复查，同时建立大学生档案。 第四条：学生档案进档材料有：新生高考纸质档案、入学通知书(含存根)、新生入校登记表、入学体检表、学年鉴定、毕业生登记表、奖励决定、处分决定、学生成绩单、实习考核表、学士学位申报审批表、毕业生就业报到通知书、职业资格申报审批表以及其它需要进入的材料。 第五条：学生档案管理员必须及时做好档案的接收和材料的归档，接收时要认真检查档案有无破损、材料内容是否完整无缺。 第六条：学生在校期间的管理关系发生变更，相关学院应及时将其档案进行交接。 第七条：学生档案移出校外，由招生就业指导处负责。 第八条：学生转学、退学凭相关手续办理档案转移。 第九条：毕业生档案由所在学院于毕业当年五月底前完整移交招生就业指导处进行审档。已落实就业单位的毕业生档案随就业报到通知书移至用人单位；择业代理的毕业生档案移至江西省高等院校毕业生就业服务中心；其他毕业生档案按要求移至生源所在省高校毕业生档案管理部门。 第十条：学生档案转移必须办理交接手续，且通过机要方式寄出，不允许个人自带。 第十一条：学生档案的利用必须持有效证明，经相关部门、单位领导批准后，办理查阅登记手续，在指定的档案室查阅。 第十二条：摘抄学生档案内容须经领导批准，对所摘抄的内容经档案管理员与原件核查并签字加盖公章后方为有效。 第十三条：凡不符合查（借）阅档案要求的，档案管理员有权拒绝。 第十四条：对擅自提供摘抄、复印 、销毁或丢失学生档案材料者，按相关规定给予处分，情节严重的按相关法律法规追究责任。 第十五条：本《管理办法》由招生就业指导处负责解释。 招生就业指导处 2008年12月31日 |
